オンラインストレージとは

利用者にファイルを保管するためのストレージ(外部記憶装置)容量を貸し出すインターネット上のサービスです。インターネットに接続する環境があれば、ハードディスクなどの媒体を用意しなくても、いつでもどこからでもファイルの閲覧、コピー、変更、修正、保存、削除などが自由に行えます。
種類も様々あり、個人向けでは友人や家族とデータ共有できたり、法人向けではさらにセキュリティ面での機能が強化されています。また、一定の容量までは無料で利用できる製品などもあり、最近では個人・法人問わず利用が拡大しています。

メリットとデメリット

メリット

・オンライン上で利用するため、場所を選ばず外出先などでもいつでもデータを確認・共有することが可能で業務の効率化に繋がります。
・データを一元管理できるため、共有する際の工数を省くことができます。特に、複数拠点のある企業にとっては、情報共有を大幅に効率化することが可能です。
・オンラインストレージは、バックアップを自動でおこなうことができます。これまで手動でバックアップを取っていた工数が削減され、
急な故障などでの復旧作業もスムーズにおこなうことができます。

デメリット

・簡単な操作でファイルを公開できるという事は、誤操作で重要なファイルを第三者が閲覧、ダウンロード可能な状態にしてしまうという状況も発生し得ます。
このような事態を防ぐには、ミスを防ぎ、リスクを周知徹底する事が重要です。
・無料サービスやお試しプランの中には、一定期間ログインしなかったり、アクセスしなかったりすると、データやアカウントが削除されるものもあります。
利用の前に規約を十分確認しておかなくてはいけません。

まとめ

オンラインストレージは導入することで得られるメリットは多くありますが、使い方を間違えると情報漏えいの危険性が出てきてしまいます。
未然に防ぐためには、しっかりと製品を理解した上で自分たちに合ったストレージサービスを導入することが大切です。